2 Freigegebene Postfächer mit gleichem Alias? | Prefix | Andere Domain | Office 365 | Exchange Online

Das Problem mit den  Postfächern und den Alias’en:

Freigegebene Postfächer (zu Englisch „Shared Mailbox“) ist eine schöne Sache um in Exchange On-premise, als auch in Exchange Online, E-Mails und andere Exchange-Postfachinhalte mit Kollegen zu teilen. Eine Anleitung wie genau man diese einrichtet habe ich bereits in der Vergangenheit verfasst. Das eigentliche Problem kommt aber erst wenn man über das Office 365 Admin Center (Microsoft 365 Admin Center) diese innerhalb von „Gruppen“ & „Freigegebene Postfächer“ anlegen will. Diese Konfiguration ist sehr stark gekürzt und soll die Einrichtung vereinfachen. In vielen Situationen funktioniert das auch, sofern jedoch das Szenario auftritt, dass man den gleichen „Prefix“ mit unterschiedlichen Domains verwenden will. Hier eine Veranschaulichung: 

meinpostfach@cloudboom.de
meinpostfach@kt-edv.de

Diese Konstellation wird über die Einrichtung in dem Office 365 Admin Center zu einem Fehler führen. Meines Wissens nach ist das mittlerweile seit Jahren ein Bug. Da ITler oder routinierte Anwender aber über das Exchange Admin Center oder natürlich PowerShell arbeiten fällt das wahrscheinlich für Microsoft nicht so sehr in das Gewicht…

Dieser Fehler entsteht dadurch, dass bei dem Anlegen eines freigegeben Postfachs stets der Prefix, sprich das was vor dem @-Zeichen steht, als Alias verwendet wird. 

Der Alias wird seit jeher dazu verwendet um die Einzigartigkeit des Objektes zu gewährleisten, zum Beispiel in der Exchange Datenbank. In diesem Fall ist es natürlich sehr unpraktisch, dass wir den Alias über diesen Weg nicht definieren können (evtl. ändert sich das mit der neuen Preview). 

Den Alias können wir jedoch in dem Exchange Admin Center oder natürlich auch direkt per PowerShell definieren. Generell empfehle ich das Arbeiten zumindest mit dem Exchange Admin Center oder mit der PowerShell. 

Die Lösung:

Die Lösung ist also recht simpel: Benutzt für das Anlegen der Freigegebenen Postfächer einfach das Exchange Admin Center oder die PowerShell. Ich möchte nun noch kurz erklären wie man ein freigegebenes Postfach direkt in dem EAC einrichtet und auf welche Option man dabei besonders achten muss in unserer Konstellation.

Meldet euch dazu zuerst ganz normal in dem Office 365 Tenant als Administrator an. Wechselt dann zu erst in das Office 365 Admin Center. Hier gibt es dann versteckt unter „Admin Center“ das Exchange Admin Center. Der Punkt „Admin Center“ kann unter Umständen durch „…Mehr“ oder einer ähnlichen Meldung ausgeblendet sein. Wenn ihr nun im Exchange Admin Center seit, dann wechselt hier unter „Empfänger“ auf den Reiter „Freigaben“. Hier seht Ihr nun alle angelegten Freigegebenen Postfächer (Shared Mailbox). Klickt hier nun anschließend auf das „Plus“ um ein neues Postfach anzulegen.

JETZT GANZ WICHTIG: beachtet ganz unten den Punkt „Weitere Optionen…“, blendet Ihn ein. Und an genau dieser Stelle müssen nun unterschiedliche Aliase eingetragen werden. In meinem Szenario z. B. meinpostfach-1 und meinpostfach-2. Nun stellt das Anlegen von freigegebenen Postfächern mit gleichen Prefixen kein Problem mehr da, da wir nun selbst den Alias definiert haben.

Meine Empfehlung

Natürlich kann der Alias auch nachträglich bearbeitet werden. In dem man einfach ein bestehendes Postfach öffnet und hier direkt unter „Allgemein“ den Alias verändert.

In der Regel stellt es auch kein Problem dar, einen Alias nachträglich zu ändern. Jedoch wie bei vielem sollte man am besten direkt den richtigen Weg gehen um somit späteren Problem mit Verweisen und Abhängigkeiten etc. aus dem Weg zu gehen. Arbeitet am besten direkt über das Exchange Admin Center bei dem Verwalten von E-Mail Postfächern. Es ist auch nicht komplizierter wenn man sich da mal „reingefuchst“ hat, selbst hier erkennt man erst einen Teil der Möglichkeiten die man bei Funktionen und Verwalten hat. Das volle Ausmaß der Möglichkeiten wird einem erst richtig mit PowerShell bewusst 🙂 

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