Exchange Online E-Mail maximale Anhanggröße festlegen | Office 365 | Admin | GUI | GB, MB |

Exchange Online E-Mail maximale Anhanggröße festlegen in Office 365

Standardmäßig ist die maximale Größe eines E-Mail-Anhangs auf 35 MB beschränkt. Das trifft sowohl auf eingehende, als auch ausgehende Nachrichten zu. Im Regelfall ist diese Einstellung auch passend. Es gibt jedoch immer wieder gute Gründe um dieses Limit anzuheben oder auch zu reduzieren. Eine Reduzierung  des Limits für eingehende und ausgehende E-Mails macht häufig dann Sinn, wenn man sich auf den Speicherplatz bezieht, das gilt sowohl auf Exchange On-premise, als auch Exchange Online und sogar in Hinsicht auf die Archivierungs-Pflicht. Denn viele große E-Mail Anhänge sorgen dafür, dass Speicherplatz sehr schnell verbraucht wird. Große Anhänge sollten daher in der Regel einfach freigegeben werden, z. B. durch SharePoint oder OneDrive. Eine Erhöhung des Limits für Anhänge macht meiner Meinung nach nur Sinn, wenn man wirklich häufig große Nachrichten versenden muss und diese nicht per File-Sharing seinen Kollegen und Geschäftspartnern aus Compliance- oder firmenpolitischen Gründen nicht zur Verfügung stellen kann. Natürlich muss dann auch gewährleistet sein, dass der Empfänger-Server eine solch große E-Mail auch annimmt. In der Regel werden Erfahrungsgemäß E-Mails bis 35 MB heutzutage problemlos angenommen, auch von anderen E-Mail Providern. Aber auch diese sind bei 3-4 hochauflösenden Fotos schnell ausgeschöpft.

Sofern Ihr dennoch das Limit für den E-Mail Anhang von eingehenden und ausgehenden Nachrichten erhöhen oder reduzieren wollt, müsst Ihr euch lediglich in das Exchange Admin Center von eurem Microsoft 365 (ehemals Office 365) begeben. Anschließend findet Ihr unter dem Punkt Empfänger nun eure Postfächer. Hier könnt Ihr nun für jedes einzelne Postfach in den Postfachfunktionen das Limit nach belieben herunterstufen oder erhöhen.

Natürlich muss man beachten, dass die Veränderung einige Zeit benötigt ehe sie in Kraft tritt. Denn die lokalen Outlook-Installationen müssen dies erst mitgeteilt bekommen. Hier hilft es testweise das Outlook während der Umstellung zu schließen und erneut zu starten.

Bei meinen Anpassungen dauerte es in der Regel von 15 – 20 Minuten. Natürlich kann das Limit für E-Mail-Anhänge auch per PowerShell erhöht werden. Dazu gibt es auch eine entsprechende Anleitung von Microsoft unter folgendem Link: 

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/user-mailboxes/mailbox-message-size-limits?view=exchserver-2019

Durch ein PowerShell-Skript ist es euch außerdem möglich mehrere Postfächer auf einmal anzupassen und euch sehr viel „Klick-Arbeit“ zu sparen.

 

Meine Empfehlung

Ich persönlich bin eher ein Gegner von großen E-Mails und übergroßen Anhängen, denn heutzutage stehen uns wesentlich mehr Möglichkeiten zum sicheren Austausch von Dateien zur Verfügung. Dies kann per OneDrive-Freigabe oder auch per SharePoint-Freigabe in wenigen Sekunden ermöglich werden. Im Zweifel könnte man sogar auf „alte“ Methoden wie ein SFTP (FTP finde ich nicht sicher genug) geschehen. Wovon ich jedoch ein Gegner bin sind File-Sharing Seiten und auch Dropbox halte ich für höchst unseriös – gerade im Business-Bereich.

Ich vermittle meinen Kunden gerne, dass es wesentlich besser für alle ist mit kleinen E-Mail Anhängen zu leben und andere Cloud-Anwendungen zum Austausch großer Dateien zu verwenden.

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