Archivierung mit Journal-Postfach | Exchange Online & Office 365

Einleitung

Vor allem in Deutschland ist eine ordnungsgemäße E-Mail Archivierung nach GoBD unabdingbar. Das Gesetz trat zu Beginn 2017 in Kraft und ist seitdem für alle Unternehmer, welche z. B. Rechnungen und Auftragsbestätigungen per E-Mail verschicken Pflicht. Das Archiv muss dazu immer erreichbar sein, eine Manipulation „unmöglich“ sein, sowie sollte ein Datenverlust ausgeschlossen werden.

Office 365 bietet mit der Journaling-Funktion eine sehr einfache und vor allem kostengünstige Möglichkeit. Ein Journal-Postfach ist im Grunde genommen nur ein Postfach, welches alle gesendeten und empfangenen E-Mails in Kopie erhält (andere Einstellungen z. B. Benutzer oder Gruppen abhängig ist ebenfalls möglich, aber für eine Archivierung nach GoBD nicht sinnvoll) und dort speichert. Natürlich ist das Postfach an sich noch keine GoBD konforme Lösung.

Zum Archivieren kann man dann eine entsprechende Appliance wie MailStore einsetzen, diese bieten wir ebenfalls in einer gehosteten Lösung in einem deutschen Rechenzentrum an. Unter diesem Link finden Sie weitere Informationen: https://kt-edv.de/archivierung/

In der folgenden Anleitung möchten wir nun erklären wie man am besten bei der Einrichtung der Journal-Funktion vorgeht.

Einrichtung

Meldet euch zu allererst mit eurem Administrator in dem Exchange Admin Center an. Hier findet Ihr dann unter dem Punkt „Verwaltung der Compliance“ den Reiter „Journalregeln“. Hier könnt Ihr nun über das „+“ eine neue Journal-Regel anlegen.

Zuerst sollte man jedoch einen „Backup“ Postfach angeben, an welches die „Journale“ gesendet werden, wenn das primäre Postfach nicht verfügbar ist. Dieses sollte ein dediziertes Postfach, in keinem Zusammenhang mit dem Primären stehen, sprich am besten ein anderer Server etc. damit eine Redundanz gewährleistet ist.

Legt dazu einfach die E-Mail Adresse als Kontakt an und wählt diesen unter „Nicht zustellbare Journalberichte senden an:“ aus.

Nun klickt auf das „+“ um die Journalregel einzurichten. Hier gebt Ihr zuerst ganz simpel die E-Mail Adresse des dedizierten Journalpostfaches an.

Wichtig: Es muss außerhalb der O365-Organisation liegen. Man könnte hier jetzt z. B. einen weiteren Tenant mit einem einfachen Kiosk Plan einrichten was keine 2 € im Monat kostet. Anschließend gebt Ihr der Regel noch einen Namen und tragt ein welche Nachrichten an das Journalpostfach gesendet werden sollen. Im Falle einer Archivierung nach GoBD „ALLE“.

Nun klickt auf das „+“ um die Journalregel einzurichten. Hier gebt Ihr zuerst ganz simpel die E-Mail Adresse des dedizierten Journalpostfaches an.

Wichtig: Es muss außerhalb der O365-Organisation liegen. Man könnte hier jetzt z. B. einen weiteren Tenant mit einem einfachen Kiosk Plan einrichten was keine 2 € im Monat kostet. Anschließend gebt Ihr der Regel noch einen Namen und tragt ein welche Nachrichten an das Journalpostfach gesendet werden sollen. Im Falle einer Archivierung nach GoBD „ALLE“.

Fazit

Anschließend sollte natürlich noch die Funktion beider Postfächer getestet werden, sowie die Archivierung eingerichtet werden. Dieses Postfach kann ein POP, IMAP oder Exchange-Postfach sein, das spielt für MailStore keine Rolle. Sofern Ihr Hilfe oder weitere Fragen zu einer Archivierungs-Lösung habt, könnt Ihr gerne auf uns zu kommen. Weitere Informationen: https://kt-edv.de/archivierung/

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