Ressourcen Postfächer in Office 365 Exchange Online

Ressourcen – Postfächern erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Terminen und Geräten oder Räumen. Es gibt zwei verschiedene Arten von Ressourcen: „Räume“ und „Geräte“. Praktisch gesehen unterscheiden Sie sich lediglich von dem Handling in Outlook. Ressourcen können in Outlook mittels des „Terminplanungs-Assistenten“ gebucht werden. Der große Vorteil liegt darin, dass hinter beide Postfächer eine „Kapazität“ definiert werden kann, somit gibt es bei zu vielen Buchungen zu dem gleichen Zeitpunkt eine automatische Absage, wenn das Limit nicht erreicht ist erhält man automatische eine Zusage.

Die Ressourcen Postfächer können direkt in dem Office 365 Admin Center eingerichtet werden unter dem Punkt „Ressourcen“ > „Räume und Geräte“. Weitere Einstellungen können direkt in der Exchange Online Verwaltung angepasst werden.

Zuerst muss dass Postfach über das Admin Center erstellt werden, hier müssen Informationen wie Typ, Name und E-Mail angegeben werden. Optional können Kapazität, Ort und Telefonnummer angegeben werden.

Nachdem das Postfach erstellt wurde, erscheint es in der Auflistung und Ihr könnt ggf. nachträglich Anpassungen machen sowie Einstellungen welche bei der Einrichtung nicht direkt abgefragt wurden ändern.

Nun kann es auch schon in Outlook verwendet werden, geht dazu beim Erstellen eines neuen Termines auf den „“Terminplanungs-Assistenten“. Hier habt ihr eine erweiterte Übersicht über Termin-Funktionen und Details, des Weiteren findet Ihr hier auch den Button „Räume hinzufügen…“ klickt auf diesen um den gewünschten Raum aus der GAL (Global Adress List) auszuwählen. Geräte können über „Teilnehmer hinzufügen“ ebenfalls hinzugefügt werden.

 

 

Anschließend könnt Ihr die Termineinladung versenden wenn alle Details eingetragen wurden. Ihr erhaltet dann automatisch eine Benachrichtigung, dass der Termin angenommen wurde.

Zukünftig erscheint dieser Raum nun als gebucht in dem Terminplanungs-Assistenten, sobald er dem Termin hinzugefügt wurde und wird auch nicht mehr als „Verfügbar“ aufgeführt in der Liste sobald man in dem gebuchten Zeitraum sich befindet.

 

Fazit: Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen könnte diese Funktion durchaus von Interesse sein, da häufig zwischen Kollegen und Abteilungen mangels Kommunikation Auseinandersetzungen bezüglich „Räume und Geräte“ entstehen können, bei passender Schulung und Briefing kann das mittels Ressourcen – Postfächern nicht mehr vorkommen. Aber auch bei kleineren Unternehmen kann es die Zusammenarbeit und Planung fördern.